Kötelező a cafeteria szabályzat?

Ha egy cég a különféle juttatásokhoz cafeteria rendszert működtet, akkor azt cafeteria szabályzat alapján teszi. Ezen belül meg lehet határozni, hogy kik milyen juttatásokat kaphatnak, vagy milyen juttatások közül választhatnak, és milyen összegben.

A cafeteria szabályzatban létre lehet hozni különféle csoportokat, akiknek különböző juttatásokat és/vagy keretösszeget kínálhat fel a munkáltató, mellétéve, hogy milyen juttatásokból lehet választani. A csoportokat például bizonyos munkakörökhöz vagy hűséghez lehet kötni. A keretösszeg lehet bruttó vagy nettó. (Előbbi a gyakoribb.) És nem kötelező mindenkinek cafeteriát adni, olyan feltételt is lehet szabni, hogy mondjuk csak azok kaphatnak, akik már legalább egy fél éve vagy egy éve az adott cégnél dolgoznak.

De mi a helyzet, ha egy cég nem működtet cafeteriarendszert, viszont mégis biztosít bizonyos juttatásokat a dolgozóinak? Akkor is kell szabályzat?

Az egyes meghatározott juttatásoknál például az a szabály, hogy minden munkavállalónak azonos összeget kell biztosítani, vagy pedig juttatási csoportonként kell egyforma összeget adni. És szabályzatban kell rögzíteni, hogy mennyi a juttatás, illetve ha nem mindenkinek egyforma, akkor milyen feltételek alapján képződnek a csoportok, és akik az egyes csoportokba kerülnek, azok milyen juttatásokból mennyit kaphatnak.

A béren kívüli juttatásoknál és az adómentes juttatásoknál azonban nincs ilyen szabály. Nem kell mindenkinek, vagy bizonyos csoportoknak egyformán adni. Ott van például a legnagyobb összegű juttatás, az adómentes munkáltatói lakáscélú támogatás, amely 5 évente legfeljebb 5 millió forint lehet, egy összegben vagy elosztva. Ezt a juttatást sem kell mindenkinek felkínálni, ha a munkáltató élni akar vele. Sőt, cafeterián kívül is fel lehet adni.

Viszont az minden juttatásra (béren kívüli, egyes meghatározott vagy adómentes juttatásra is) érvényes, hogy:

És ha a munkáltató nem tudja hitelt érdemlően bizonyítani egy ellenőrzésnél, hogy a juttatást nem valamelyik felsorolt okból adta, akkor az elég nagy gond lehet: előírhatják neki, hogy bérként adózzon le utána.

Ezért a béren kívüli és adómentes juttatásoknál is célszerű lehet szabályzatba foglalni, hogy kiknek mi alapján mennyi járhat. Ha nincs szabályzat, az ugyanis védtelenné teheti a céget egy ellenőrzéskor.

Mert mit mondanak, ha a NAV megkérdezi, ki miért kap, vagy éppenséggel nem kap béren kívüli, vagy adómentes juttatást?

Ha mindenki egyformán kap, akkor nincs gond. És valószínűleg akkor sem, ha az egyes munkavállalói csoportok juttatása azonos. De ha eltérőek a juttatások, akkor szabályzat híján biztosan nem lesz könnyű megindokolni, miért.

És mit mondanak, ha a revizorban felmerül, hogy egyesek esetleg a munkaviszonyukkal összefüggésben kapják a juttatást, kvázi a bérük egy része helyett? Hogyan bizonyítja szabályzat híján a munkáltató, hogy az adóellenőr feltételezése téves?

Éppen ezért bár nem kötelező, saját maga védelmében ajánlott a juttatások felhasználásról szabályzatot készítenie a munkáltatónak. És ezért készítik is el (tapasztalat szerint főleg a nagyobb cégek) a belső juttatási szabályzatot. A kisebb cégeknek sem kell visszariadniuk, ha nem akarnak bajt, mert nem kell nagy adminisztrációra gondolni. Elég lehet csoportonként (pl. kovácsolóműhely dolgozói, irodisták) leírni, hogy ki mennyi és milyen juttatást kaphat a munkáltatótól.